こんにちは、emet(@emetblog)です！
皆さんは普段の会議に疑問を感じていたりしませんか？
日本の労働生産性はぶっちぎりで低いことはご存知の方も多いと思いますが、この要因の1つであるのが「無駄な会議」です。
社会人の方は、今回自分が参加しなくても回っていただろう、という会議に参加した経験をお持ちかと思います。
学生の方は、将来そのような会議に出席することになるので備えておいてください（笑）
そこで、効率的な会議の方法を、あのAmazonから学んでいこうと思います。
今回参考にした本は、『amazonのすごい会議』という本です。
では、どういった本なのか見ていきましょう( ..)φ
会議の効率化は資料作りから
まず、会議の効率化を目指すには、準備の段階である資料作りからです。
ここでは、「ナレーティブ」と「1or6ページャー」を紹介します。
「ナレーティブ」とは、簡単に言うとパワポで画像などを付けた資料を作るのではなく、Wordなどで文章にして資料を作ることです。
画像にすると一見わかりやすい資料になると思いますが、どうしても細かい情報が抜けてしまったりします。
なので、文章で表すことで「誰でも」「いつでも」「正しくわかる」資料を作ることが求められています。
同時に文章力がとても求められるようです。
次に「1or6ページャー」です。
これは、ナレーティブされた資料を何枚以内にまとめるか、ということです。
基本的な日常業務で使われるのは「1ページャー」、大がかりで詳細な報告が必要なものは「6ページャー」で作られるようです。
何枚で作るか決められており、簡潔に余計な文章を含めずに作られているので、無駄のない必要な情報がまとまった資料が完成されるということです。
意思決定会議のコツ
これ以降は、会議の種類によってコツをまとめていきます。
まずは、「意思決定会議」からです。
「意思決定会議」とは、名の通り議題に対して何か答えを出すための会議です。
つまり、何かを決めることが目的であるということを忘れないようにしましょう。
この会議を円滑に進めるためには、3つのWを共有することが重要であるとされています。
- When(いつ)
- What(何が)
- Who（誰が）
これらの3つを共有した上で、今回の議題を整理します。
事前に準備された資料があると思いますが、これはまだ読まれていないという前提で会議をスタートします。ということで、最初に15分程度資料の黙読時間が設けられています。
この時間で、内容を把握して質問点などをまとめておくことで、会議をスムーズに進行させることができます。
会議を活性化させる方法も３つ紹介します。
「リフレーズ」「パーキングロット」「バルコニー」です。
「リフレーズ」は、うまく意見が言えない人は結構多くいると思いますが、その人をサポートしてあげることです。自分がうまく意見が言えていると思っていても、周りの人たちが理解できないようであれば、それを言い換えてあげるのもこれに入るでしょう。
「パーキングロット」は、本題とは少し離れた意見が出た時に、あとで活用しようという意思を示すために、別の場所にその意見を書いておくというものです。これがあることで、発言者は恐れることなく発言できるようになります。
ホワイトボードの端にそういうエリアを設けておく等が有効です。
「バルコニー」は、今までの自分とは違う目線で物事を考えるために、立ち上がることで物理的に違う目線で会議を見ることです。実際やってみると分かりますが、立ち上がることで意見を別の感覚で捉えることができます。
以上、「意思決定会議」では、15分の黙読と3つのWの共有、会議を活性化させる3つの方法を紹介しました。
アイデア出し会議のコツ
「アイデア出し会議」は、議題に対して何か解決策となるようなアイデアをとりあえずたくさん出す会議のことです。
Amazonでのアイデア出し会議では、「ブレスト（ブレインストーミング）」が頻繁に活用されているようです。
このブレストにおけるコツを4つが、「クイック・アンド・ダーティー」「多様な人材」「フレームワークの活用」「オーナーが介入しすぎない」ということです。
これにより、アイデアがいろいろな視点からより多く集まります。
また、ブレスト以外の方法として、社外での会議という方法もあります。
社外での会議は、普段の自分のいる場所とは違うということで、新鮮な気持ちで異なる気付きをもたらす可能性があります。また、別の場所にいるので現在の仕事に集中を奪われないというメリットもあります。
ブレスト、社外での会議を上手く使って、斬新なアイデアが生まれる会議を増やしていきましょう。
進捗管理会議のコツ
「進捗管理会議」は、アイデアを実現させるためにしている行動がどのように進んでいるのか、成果を確認するための会議です。
ここで気を付けるべき点が2点あります。
「定量化する」「PDCAサイクルを回す」ということです。
進捗状況を確認する時に、「〇〇まで進んでいると思います。」という主観的な情報では、正確な判断はできません。客観的で定量的に測れる評価指標が必要です。
AmazonではほぼすべてのビジネスをKPI(Key Performance Indicator:重要業績評価指標)で管理しているようです。※Amazonでは「メトリックス」と呼ばれている。
すべて数字で管理することによって、誰が見ても同じ認識をすることができ、ビジネスのスピードupにもつながります。
また、数字で管理された目標を「PDCAサイクル」で回すことも重要です。それも素早く繰り返すようにです。
「PDCAサイクル」はご存知の方も多いと思いますが、実践できている日本企業は少ないと書かれています。
日本企業では、PD→PD・・・というように、CAができていません。
確かに、私の知っている企業でもCAを全くしていないというわけではありませんが、かなり頻度は少ないように感じます。
PDCAサイクルにおいて一番大事になってくるのは、C(Check)だと思いますのでこの点は気を付けなければならないでしょう。
また、素早く回すことで成長速度も上がりますので重要となってくるでしょう。
本書では週1回以上をおすすめされています。
OLPについて
次に、Amazonにおける行動指針のようなものを紹介します。
「OLP（Our Leadership Principles）」と呼ばれるものです。直訳するとリーダーシップ理念です。
全部で14ヶ条あります。
ここでは、その中の2つ「Insist on the Highest Standards」と「Think Big」について紹介します。
「Insist on the Highest Standards」とは、常に高い目標を掲げるということです。
高い目標を掲げ、目標に満たないことは行わず、改善点を発見した場合は改善し続ける、という意味を持ちます。
目標を掲げる時に気を付けるべき点は、競合を目標としないことです。
競合を目標にしてしまうと、逆に言うと競合がゴール地点になってしまって追いつくことができないです。また、斬新な革新アイデアも出てこないでしょう。
次に「Think Big」について紹介します。これは、広い視野で考えるということです。
つまり、自分よりも一段上の目線で考えるということでもあります。
この考え方は、意思決定会議のコツで紹介しました「バルコニー」にも通ずる考え方です。
自分の担当範囲だけでなく、影響のあるであろう範囲をすべて見て考えてみることで、新たな発見があるかもしれません。
不可能を可能にするためには、このような考え方も重要となってくるのです。
会議をスリム化させる
会議を効率化させるという意味では、スムーズに進めたりアイデアを出す環境を整えたりすることもありますが、ビジネスの効率化という意味では、会議そのものを変えていくというのも手段の1つです。
つまり、無駄が生まれているのであれば、そもそも減らすべきであるということです。
回数、出席者、時間、頻度などを減らすことができると考えられます。
もともと日本には無駄会議と呼ばれるものが多いということは、本記事冒頭で紹介しました。
であれば、会議をスムーズにするよりも手っ取り早く効率化に繋がる手段が減らすことです。
全5回予定のMTGを4回で終わらせる、いなくても回る出席者は任意出席者としておく、１時間設定のMTGを30分で設定する、毎週の定例MTGを2週間毎に設定する
などの対策があります。
私の意見にはなりますが、日本企業がまずすべきなのはこの会議のスリム化だと思います。
特に出席者を減らすということについては、しっかり取り組んでいくべきでしょう。
まとめ
以上、会議の効率化のための考え方を大きくわけて6つ紹介しました。
会議の前準備～会議そのもののスリム化まで紹介しましたが、これを見て皆さんはどう思われたでしょうか？どれほど会社で実践できているでしょうか？
恐らく実践できている企業は少ないんじゃないですかね。
私もそうですが、1従業員では何も変えられないと思いがちですが、それはまず変えるための行動をしてからだと思います。どのように変えていけばいいかは、Amazonが示してくれました。
では、それを参考にしてまずは自分から変えていこうという意思表示をしていけると良いですね。
今回紹介した考え方をより深く知りたい方、それ以外の考え方も知りたい方は、ぜひ一度読んでみてください！
難しい言葉も使われていないので、非常に読みやすい本ですよ！
一緒に日本企業の会議の生産性を変えていきましょう！
コメント
さすがAmazon様はレベルが違いますね。
https://kihonjouhou-aho.com